مقدمة
رسالة
مديرية الشؤون الإدارية
القيم الجوهرية المؤسسية
الهدف العام
التنظيم الداخلي
والأقسام
المهام
نظرا لاتساع الخدمات في المؤسسة وتعددها وإنشاء مديريات
جديدة ذات تخصص خاص في الخدمة والنوعية والمعرفة ولتنظيم أعمالها, ازدادت
الحاجة إلى وجود مفهوم مديرية الشؤون الإدارية للقيام بمهام جديدة ومكملة
لشركاها من المديريات الأخرى لتساعد المؤسسة على النمو والتطوير وإمدادها
بوسائل الاستمرار والنمو لخدمة أهدافها.
من هنا برزت أهمية مديرية الشؤون الإدارية من خلال أدراك
الإدارة العليا في المؤسسة بأهمية استقلال الشؤون الإدارية وذلك بان أي
مؤسسة تتكون من جانبين أساسين، هما الجانب الفني والجانب الإداري الذي يشمل
علي سبيل المثال القوانين والأنظمة والتعليمات واللوائح التنظيمية وأنواع
الوظائف والتخصصات العلمية وغيرها وهي تشكل الجانب الرسمي في المؤسسة
والقوى البشرية.
تمارس المديرية دورا مبادرا ونشطا في تقديم الخدمات الإدارية والفنية على المستوى الداخلي والخارجي وتمارس مهام المحافظة على وثائق المؤسسة عن طريق أرشفتها وكذالك تتبنى المديرية مسئولية تنظيم كافة الأمور الإدارية من تنظيم الحركة واستقبال ضيوف المؤسسة وتنظيم الورش والندوات وذالك ضمن إطار فريق عمل واحد وتتبنى الإشراف على كافة الخدمات العامة للمؤسسة.
|
- الشفافية |
- روح الفريق الواحد |
|
- النزاهة |
- المثابرة والصبر |
|
- المبادرة السرية الحيادية |
- الصدق والأمانة |
|
- الانتماء |
- الإبداع والتميز والمرونة |
الهدف العام لمديرية الشؤون الإدارية
تحسين وتبسيط وتطوير مستوى الأداء الإداري والفني في المؤسسة وتحقيق متطلبات متلقي الخدمة في المؤسسة وانجاز الأعمال بفعالية وكفاءة وتعزيز الشفافية والتميز وروح الفريق الواحد.
التنظيم الداخلي لمديرية الشؤون الإدارية
وأقسامها:
مهـام مديريـة الشـؤون الإداريـة: (أعلى الصفحة)
- استلام كافة المعاملات الرسمية الواردة للمؤسسة سواء عن طريق المراسلات الرسمية وختمها بالختم الرسمي.
- تقسيم البريد لعطوفة المدير والمساعدين.
- أرشفة وحفظ جميع الوثائق من صادر ووارد.
- تصدير الكتب الرسمية وتغليفها أو إرسالها بالفاكس.
- الرد على استفسارات متلقي الخدمة.
- متابعة أمور المقسم ومكالمات متلقي الخدمة.
- العمل على طباعة كافة الوثائق الرسمية من كتب ومذكرات ومواصفات ومحاضر اجتماعات.
- تنظيم أعمال حركة السيارات من خلال تعبئة طلبات الاستخدام وتوزيعها على السائقين وإعداد تقارير بحركة السيارات.
- تنظيم السفرات الرسمية لجميع موظفي المؤسسة بكافة المراحل من قطع تذاكر واستقبال ووداع في المطار وتأشيرات وغيرها.
- استقبال الوفود الرسمية من حجز فنادق وسيارات وغيرها من مستلزمات الاستقبال.
- تنظيم أعمال الورش والمؤتمرات وتأمين احتياجاتها بالإيعاز لتأمين الموجودات لهذه المؤتمرات.
- القيام بمتابعة كافة أمور الصيانة اللازمة لمباني المؤسسة والفروع والمراكز.
- إجراء الصيانة للأثاث وصيانة الأنظمة والشبكات والتمديدات.